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浅谈审计日记各要素的编写方法及要求

时间:2019-10-08 18:46:03

  审计日记就像工厂质检员的产品质检日记,记录当天共检查了多少产品?哪些检查了、哪些还没有检查到?哪些有问题、是什么问题?哪些没有问题?哪些是疑问产品?哪些需要向领导报告,如何处理?等等。下面本人结合实例,讲讲审计日记应当具备的要素、编制要求以及记录方法:

  一、审计项目名称。它是审计通知书或者审计方案已经规定的审计项目的名称。如,2003年本级财政预算执行及其他财政财务收支审计。

  编写要求:按照审计通知书或者审计方案规定的审计项目名称填写该栏。

  二、审计人员的姓名。它是记录审计日记的审计人员姓名。

  编写要求:

  1、该栏只能填写审计人员自己的姓名,不得填写审计组其他成员的姓名。

  2、遇到两名以上的审计人员共同完成一个审计事项、或者一个审计事项进行之中又被另一名审计人员所接手,审计人员也只能在自己经手事项的审计日记上署名,不得多人同在一份审计日记上署名。

  三、审计分工。它是审计方案分工审计人员所要实施的审计事项名称。

  编写要求:

  1、审计事项的确立。审计署6号令规定,一般按照被审计单位财政收支、财务收支的业务活动或者会计报表项目进行划分。在实际工作中,审计人员只需根据审计方案分工的审计事项名称来填写“审计分工”栏。前提是审计方案要详细、具体、便于操作。

  2、审计分工的种类。第一类,以审计方案规定的审计事项分工:(1)以资产负债表项目分工,如,资产审计、负债审计、所有者权益审计。(2)以财务状况表项目分工,主营业务收入审计、主营业务支出审计、营业外收入审计、营业外支出审计等。(3)以账簿设立情况分工,如,总账、或者明细账的收入明细账、支出明细账、事业支出明细账、往来明细账等。要求是对检查的账簿的名称要明细到科目。(4)以会计科目分工,如,现金、银行存款、存货审计、往来审计等。(5)有的审计分工,并不是按照财务的账证表科目,而是按经济活动的业务类型或者实物产品类型分工。如,材料购入审计、商品销售审计,内控制度测试、监盘现金、监盘存货、投资建设项目的可行性审计等。对此应当按照实际检查事项的名称填写审计分工。(6)经济责任审计以及非物质产品审计分工,如,重大经济决策审计,就属于非物质产品的审计,审计人员只需按照审计方案规定的审计事项名称填写就可以了。(7)还有一种特殊分工,叫做按年度分工,它不是审计日记意义上的分工,而是根据实际需要进行的分工。在这种情况下,审计人员无论负责那个年度、都应当将负责检查的审计事项账、证、表的科目名称、银行账户名称、业务资料的具体名称填写清楚。第二类以审计准则规定的实施审计阶段的审计程序分工。审计日记除了记录审计事项检查情况外,还应当对从审计组进点查证开始直至审计组向审计机关提交审计报告的全过程的相关审计程序和手续进行记录:即,签订审计承诺书、审计座谈,询问当事人、查证审计事项的方法、查询银行存款,证据保全、到有关单位调查、核实问题,取得应收、应付款的调查函证,审计取证、审计组报告征求被审计单位的意见等。这些实施审计程序方面的内容也要记入审计日记。

  四、实施审计的日期。它是审计人员实施审计事项的当天时间。

  编写要求:

  1、填写该栏时,要求填写实施审计事项的当天时间。

  2、填写时要具体到年、月、日的上午、下午。外调或者询问重大审计事项的记录,还应具体到时、分。

  五、审计工作具体内容。它包括:“审计事项名称”,“审计查阅的资料和数量”,“实施审计的步骤和方法”,“审计人员的专业判断和查证结果”。它是以当日的时间顺序反映审计人员对审计事项实施检查的过程记录。

  (一)审计事项名称。是指审计方案分工的审计事项名称,也是审计人员当日所负责检查的审计事项名称。

  编制要求:

  1、它应当与审计方案确定的审计分工事项名称和“审计分工”形成对应。

  2、审计事项也要像会计科目一样,实行分级或者划分明细审计事项。

  如,“税收政策执行及财务收支审计”既是“审计分工”,也是一级审计事项的名称;“审计税收的征收、解缴入库”是二级审计事项的名称;“1、检查税收征收计划完成情况;2、检查、计算财务科提供的税收征缴完税凭证及账薄;3、检查堤防费和地方教育发展费征收及上解;4、抽查3个征收分局税收征缴情况、税收过渡账户开设情况及过渡账户年末余额情况”是三级审计事项的名称。它都与审计分工“税收政策执行及财务收支”相对应。

  (二)审计查阅的资料和数量。它是与指审计事项对应的检查资料的名称和数量。

  编制要求:

  1、审计检查的资料名称和数量要与所实施的审计事项相对应;

  2、要针对当日的审计事项回答检查的账、证、表或者文件资料及其名称;

  对账、证、表不能笼统记录为“明细账”、“往来账”、“会计凭证”,而应具体到记录的是哪一类或者哪些科目哪个年度的明细账或者会计凭证,是暂存款还是暂付款。

  对文件资料,不能笼统记录为“有关资料”、“相关资料”,而应当指明“Ⅹ合同”、“Ⅹ协议”、“Ⅹ纪要

  3、要明确记录检查的账、证、表或者文件资料属于哪个会计期间。不仅要列明检查的是哪一年、哪一月的会计凭证号或者电子数据。还要根据原始凭证记录下审计事实发生的时间、地点、证据来源、当事人以及对审计事实的确认情况。

  4、要明确记录检查“资料数量”或者“业务笔数”多少。如,根据审计事项“检查了Ⅹ资料共有多少本、多少张(页)”;根据会计事项“检查ⅩⅩ费支出,ⅩⅩ多少元以上支出多少笔”(见例2);在电子数据情况下,“检查审计证据存于ⅩⅩ系统、ⅩⅩ软件或者Ⅹ盘中,共多少条”;

  如,对事业支出明细账36笔1万元以上的事业支出进行抽查发现,其中:有29笔支出账账、账表、账证相符,且会计科目使用正确;有5笔支出口会计科目使用错误,需要调账处理。

  (三)实施审计的步骤和方法。

  编制要求:

  1、要顺时记录审计事项实施的步骤和方法。

  2、要明确回答对审计事项及其资料是详查还是抽查,是查阅询问,座谈还是盘点,是内查还是外调或者函调,是计算机辅助审计还是对纸质资料的检查等。

  如,实施方法和步骤是:“根据审前调查情况和审计实施方案的要求,此部分的主要审计实施步骤是:1、检查税收征收计划完成情况;2、检查、计算财务科提供的税收征缴完税凭证及账薄;3、检查堤防费和地方教育发展费征收及上解;4、抽查3个征收分局税收征缴情况、税收过渡账户开设情况及过渡账户年末余额情况。”

  如,例2的实施步骤和方法是:审计按照重要性原则,对事业费支出明细账36笔1万元以上的事业支出进行抽查发现,其中:有29笔支出账账、账表、账证相符,且会计科目使用正确;有5笔支出口会计科目使用错误,需要调账处理;另有2笔疑似违纪违规事项,需要明天继续抽查凭证,核定落实问题。

  接着昨天继续检查“事业支出-- 其他费用”户中的2003年9月18号凭证,列支出37000元,经询问财务人员ⅩⅩ和查证系2003年7月12日列支高三教师暑假旅游补助款。报销凭证为学校打印的高三教师花名册,由教师各人领款签名,学校分管财务的张元宝副校长审核签字,校财务科核销记账。另外,在“事业支出-职工福利费”户中的2003年12月3号、21号凭证列支102000元,经查系支付102名教师个人购计算机补助款,1000元/人,报销手续同上。

  (四)审计人员的专业判断和查证结果。

  编制要求:

  1、审计事项实施完毕的,要以审计事项为记事单元做审计事项小结;审计事项没有完毕的

  2、审计事项小结要反映审计人员的专业判断和查证结果,并做出肯定或者否定回答。对无法得出审计结果的审计事项或者重大疑问事项,也要记录在案,及时向领导汇报。

  3、审计事项小结所指的审计人员专业判断,也称专业检查结论。就符合性测试而言,是审计人员对被审计单位内部控制制度执行情况的满意程度以及是否可以信赖的确认;就实质性测试而言,是审计人员对审计事项的余额或者发生额有无差错、会计账务处理有无舞弊行为的确认。

  如,经查2003年7月12日列支高三教师暑假旅游补助款37000元;2003年10月102名教师个人购计算机补助款102000元,,1000元/人平。 经对照有关制度确认,以上开支违反了《中小学校财务制度》。

  如“审计发现,(1)基本支出预算编报与对下批复不一致,17个单位中有5个单位有差额。(2)部分项目预算未批复给所属单位,而是留在部门本级。原因有待进一步核实。

  继续审查XX事业费5.44亿元预算编制、财政批复和对所属单位批复情况。审计完成的主要工作如下:(1)根据部门提供的5个单位预算,分别同部门编报预算、部门批复预算相核对。发现部门利用基本支出预算“虚报冒领部门预算1 822万元”的问题。(这就是审计事项的小结)

  另外,还要注意以下事项:

  (一)审计人员同时承担多个审计事项和多名审计人员共同承担一个审计事项的审计日记的记录规定是:对于前者,应当在同一审计日记中依次记载;对于后者,应当在各自的审计日记中分别记载。

  (二)审计日记与审计证据、审计工作底稿对应关系:它们三者的关系是审计日记统领审计证据和审计工作底稿,审计工作底稿统领审计证据,它们之间通过索引号进行链接。如,对某审计事项中查出的两个问题审计人员认为需要取证,第一个问题“虚报冒领部门预算1822万元的问题”共有3份证据,第二个问题“预算编制未细化”共有1份证据。该审计人员经手的审计日记共有两页。该审计日记的记录方法是:对第一个问题索引内容为“详见审计底稿D1、审计取证Z1、Z2、Z3”(意思表示为第一个问题的底稿编号为第1号底稿,配有的证据编号分别为第1号、第2号、第3号);对第二个问题“详见审计底稿D2、Z4”(意思表示为第二个问题的底稿编号为第2号,配有的证据编号为第4号证据)。

  (三)正确认识审计日记与审计工作底稿的关系。审计日记是反映审计人员执行审计方案的过程,是编制审计证据和审计底稿的前提和基础,审计底稿是审计日记的揭露问题证据化,是对审计证据的归纳,它们都属于审计证据的类型。审计日记相当于会计账簿,统领审计事项;审计底稿相当于会计的记账凭证,是某审计事项的审计证据的汇总,反映的是审计人员对问题事项的判断结论,审计证据相当于会计的原始凭证,是确认审计事实的根据。注意实践中某一审计事项往往不止一个审计证据,那么,那都应归属该审计底稿。同时,审计底稿一般仅记录查处的财政违法行为或者重大审计事项的结论及其依据,而审计日记,则反映着审计实施的全过程,这是有严格的界限分工的。审计人员掌握了以上四点,就会大大提升审计日记的质量。